Office Manager/ Leer inf./Santiago Full-time Job

Manager Velar por la salud y seguridad de los miembros del equipo en la oficina:Desarrollar y actualizar los protocolos de acción, alineados con las normas de seguridad industrial y ocupacional y necesidad del ecosistema.Capacitar a los empleados en la aplicación de los protocolos establecidos.Elaborar presupuestos mensuales, trimestrales y anuales con el fin de garantizar un uso eficiente de los recursos y facilitar la planificación financiera.Supervisar o gestionar las reservaciones para asistir a la oficina.Brindar o gestionar asistencia para los miembros del equipo que asisten a la oficina.Monitorear el buen funcionamiento de la infraestructura de salud y seguridad (señalizaciones, infografías, dispensadores de alcohol gel, lavamanos, etc.).Velar por el cumplimiento de las medidas de higiene y seguridad descritas en el Manual de Salud y Seguridad ante virus contagiosos y/o brotes de enfermedades estacionales.Activar las acciones de acuerdo con los lineamientos del Manual de Salud y protocolo de seguridad industrial y ocupacional.Llevar un seguimiento con indicadores relacionados al programa de salud y seguridad, de acuerdo con los lineamientos del Manual de Salud y Seguridad ante virus contagiosos y/o brotes de enfermedades estacionales.Identificar condiciones de trabajo no seguras y gestionar su pronta corrección.Al identificar un riesgo, tomar medidas de precaución y gestionar las acciones necesarias para asegurar que las medidas correctivas se completen de manera oportuna.Investigar y prevenir accidentes laborales relacionados con la infraestructura de la oficina.Manejar consultas, sugerencias y quejas de los miembros del equipo sobre el programa de salud y seguridad.Gestionar la experiencia agradable de los miembros del equipo en el espacio físico.Asegurar disponibilidad de café y agua.Supervisar la higiene de los baños y áreas comunes.Manejar consultas, sugerencias y quejas de los miembros del equipo sobre la oficina.Gestionar la frecuencia y cumplimiento de los mantenimientos, incluyendo: Aires acondicionados Planta eléctrica Jardinería Plomería Piscina Coordinación del equipo de servicios generales:Asegurar un onboarding integral y entrenamientos efectivos para los integrantes del equipo.Garantizar que el equipo modele la cultura, principios y valores de la organización, promoviendo un ambiente de trabajo agradable.Mantener el seguimiento de su path de carrera identificando oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional, en conjunto con Talento y Cultura.Realizar entrevistas y colaborar con Talento y Cultura en los procesos de reclutamiento y contratación de roles del equipo.Verificar la limpieza de las oficinas y espacios comunes.Supervisar la distribución de turnos.Gestionar reemplazos o reorganización del trabajo en caso de ausencias.Motivar y seguir la capacitación del personal sobre los estándares de limpieza, orden e higiene.Supervisar y gestionar la reposición del inventario de productos de limpieza.Supervisar el correcto uso de equipos de protección personal en el equipo de servicios generales, tales como mascarillas y guantes.Asegurar el cumplimiento de las políticas de seguridad y saneamiento como prevención de enfermedades contagiosas, de acuerdo con los lineamientos del Manual de Salud y Seguridad ante virus contagiosos y/o brotes de enfermedades estacionales.Supervisar la aptitud de la oficina para visitas externas.Gestionar la limpieza y organización del espacio físico de acuerdo a las características de la visita (por ejemplo, reordenar mesas y sillas para reuniones, o un espacio para brindis o refrigerio).Gestionar actividades con fines de integración, y celebración en conjunto con el equipo de actividades, guiado por el calendario vigente.Coordinar y supervisar las atenciones por parte de Recepción y Servicios Generales para que estén al tanto y disponibles para la visita.Gestionar compras de insumos necesarios para el desarrollo de la visita.Mantener registros relevantes.Coordinar eventos de la empresa. Colabora en procesos relacionados con Aduanas para una Zona Franca Especial:Proceso de importación: Colabora en la gestión logística de importación supervisando la recepción y almacenamiento de materiales y/o equipos. Asegurando el cumplimiento de procesos logísticos. En colaboración de los departamentos : Legal e IT.Notificación de equipos entrantes y salientes.Donaciones.: Apoya en la gestión de donaciones de equipos físicos, acorde a los lineamientos aduanales para Zona Franca, en colaboración de los departamentos : Legal e IT.Uso correcto de la Tarjeta de Exención de ITBIS. Logística y negociación de propiedades gestionadas por la empresa :Búsqueda de propiedades según el presupuesto de la empresa.Coordinación del acondicionamiento de la infraestructura y los servicios en todos los establecimientos del ecosistema.Negociación de contratos de arrendamiento.Cierre del contrato de arrendamiento.Carta de Aviso de Intención de desocupación, acorde al contrato del inmuebleAsegurar que la propiedad esté en buen estado.Entrega de llaves.Asegurar una relación ética y transparente entre Intellisys y sus proveedores.Gestionar negociaciones de precios y contratos con proveedores.Asegurarse de que todos los servicios y/o artículos se facturan y paguen a tiempo. Gestión de Pólizas de Seguro (por ejemplo, Seguro contra Incendio, Seguro de Equipos Electrónicos):Asegurar que el inventario esté actualizado.Asegurar que los pagos se realicen a tiempo. Manejo del Fondo de Caja Menor de la Oficina acorde a la política vigente por el equipo de contabilidad:Emitir recibos con facturas adjuntas.Registrar el efectivo entrante y saliente.Preparar el Informe de Caja Menor (mensual).Balanceo (semanal).Revisar el registro de efectivo entrante y saliente para asegurar que esté alineado con los recibos y facturas.Solicitar reposición de caja menor a Contabilidad (mensual). Responsable de Compras:Solicitar cotizaciones.Preparar órdenes de compra.Gestionar solicitudes de crédito.Gestionar pagos con tarjeta de crédito.Gestionar membresías (por ejemplo, Pricesmart).Asegurar el uso correcto de la Tarjeta de Exención de ITBIS, cumpliendo con las últimas directrices de los departamentos pertinentes.Comprar suministros y equipos de oficina y mantener niveles adecuados de existencia.Coordinar los servicios de mensajería. Tareas gestionada con contabilidad:Entrega de facturas físicas y digitales para gastos menores.Solicitud de gestión de pagos a proveedores.Portal de empleo